Vous en avez assez de chercher un ancien bulletin de paie ou un contrat égaré ? MyPeopleDoc centralise automatiquement vos documents administratifs professionnels dans un coffre-fort numérique sécurisé.
Voyons comment cet outil structure, protège et simplifie l’accès à vos archives tout au long de votre carrière.
MyPeopleDoc, c’est quoi au juste ?
Plus qu’un simple dossier partagé
Oubliez le simple stockage en ligne classique. MyPeopleDoc est un véritable coffre-fort numérique RH blindé. Sa fonction est de centraliser vos documents professionnels sensibles sans risque.
C’est l’espace unique où votre employeur dépose tout. Bulletins de paie, contrats, avenants atterrissent ici directement. Vous y accédez quand vous voulez, jour et nuit. Fini la paperasse qui s’empile ou les emails RH perdus dans les spams.
Cette solution arrange tout le monde. L’entreprise gagne du temps et vous, vous gagnez en tranquillité d’esprit.
Un coffre-fort numérique pour toute une carrière
On ne parle pas d’un stockage éphémère ici. Vos fichiers sont sécurisés pour le très long terme. La plateforme annonce une conservation pouvant aller jusqu’à 50 ans, conformément aux obligations légales en matière d’archivage.
Vous ne serez pas à l’étroit avec 10 Go d’espace personnel. C’est suffisant pour archiver toute votre vie pro sur MyPeopleDoc. Vous pouvez même y glisser vos propres factures ou papiers d’identité importants en toute sécurité.
Le gros plus, c’est que ce coffre vous appartient. Même si vous quittez votre boîte demain, vos accès restent valides.
L’histoire derrière l’outil : une origine française
Bonne nouvelle, cette solution est d’origine française. C’est une réussite bien française lancée par Jonathan Benhamou et Clément Buyse. Ils ont vu juste avant tout le monde.
La start-up a grandi à une vitesse folle. Son succès a tapé dans l’œil du UKG (Ultimate Kronos Group) qui l’a rachetée en 2018. Ce rachat a propulsé l’outil au rang de standard mondial pour les RH.
Cette trajectoire prouve une chose simple. Ils ont résolu un vrai casse-tête administratif que personne ne voulait gérer.
Les fonctionnalités qui simplifient la vie administrative
Vous en avez assez de perdre des heures à trier de la paperasse ? C’est là que MyPeopleDoc intervient pour stopper cette perte de temps. Le système gère le rangement pour vous, plaçant chaque document exactement là où il doit être grâce à un classement automatisé.
Prenons un cas concret pour illustrer. Votre bulletin de paie de mars atterrit tout seul dans le dossier « Bulletins de paie », sous-dossier « Année en cours ».
Voici ce que l’outil gère pour vous :
- Distribution automatique des bulletins de paie à tous les salariés.
- Archivage intelligent de vos contrats de travail et avenants.
- Centralisation immédiate des attestations et autres documents RH.
- Notifications instantanées dès qu’un nouveau document est disponible.
Partage et signature électronique en quelques clics
La signature électronique transforme radicalement vos habitudes de travail. Oubliez l’imprimante qui bourre et le scanner lent. Tout le processus se règle en ligne, de manière parfaitement légale et sécurisée. C’est un gain de temps massif pour vos équipes.
Besoin d’envoyer un justificatif à votre banquier ? Le partage sécurisé permet au salarié de transmettre un bulletin de paie sans risque. L’envoi est tracé, ce qui est bien plus sûr qu’un simple email souvent vulnérable.
Le gros avantage, c’est que ces fonctions sont intégrées nativement. Pas besoin de jongler avec des outils tiers pour signer ou partager.
Un portail employé pensé pour l’accès rapide
Voyez cette interface comme votre portail employé personnel. C’est le point d’entrée unique pour toutes vos informations RH, accessible 24/7 depuis n’importe quel appareil, que vous soyez au bureau ou dans votre canapé.
L’ergonomie a été pensée pour la simplicité avant tout. L’objectif est que tout le monde puisse s’y retrouver instantanément. Même les personnes moins à l’aise avec le numérique trouvent leurs documents sans avoir besoin d’aide extérieure.
Enfin, l’intégration avec le SIRH existant de l’entreprise rend l’expérience encore plus fluide pour les équipes RH.
La sécurité des données : le point non négociable
Un outil qui gère des données aussi sensibles se doit d’être blindé. Alors, parlons peu, parlons bien : qu’en est-il de la sécurité sur MyPeopleDoc ?
Des mesures techniques robustes pour protéger vos informations
Vous ne voulez pas que vos fiches de paie se baladent dans la nature. C’est pourquoi MyPeopleDoc utilise un chiffrement avancé pour tout. Que vos données soient stockées ou en transit, personne ne peut les lire sans autorisation.
Mais un mot de passe volé, ça arrive vite. La plateforme intègre donc l’authentification à deux facteurs (2FA). Même si un pirate a votre code, il reste bloqué à la porte sans la seconde clé.
Vos fichiers dorment dans des datacenters ultra-sécurisés. Des audits réguliers vérifient que la forteresse tient bon face aux menaces.
Conformité légale et valeur probante des documents
On ne rigole pas avec la loi. La solution est totalement conforme au exigences du RGPD. Cela permet de respecter scrupuleusement vos droits sur vos données personnelles, sans zone d’ombre.
Vous craignez pour la validité ? Sachez que la valeur probante est assurée. Un document signé ici vaut autant que son jumeau papier devant un tribunal. Tout est garanti par des processus d’archivage certifiés.
C’est une vraie tranquillité d’esprit. L’employeur reste dans les clous, et le salarié dispose de preuves juridiques solides.
Qui a accès à quoi ? la gestion fine des droits
Mettons les choses au clair sur la confidentialité. Votre patron ne peut pas voir les fichiers personnels que vous importez. Cette séparation stricte est assurée par une gestion des droits d’accès rigoureuse.
Les RH, eux, n’accèdent qu’aux documents qu’ils ont déposés. Ils ne peuvent absolument pas fouiller dans le coffre-fort numérique d’un employé. Une séparation stricte des accès est mise en place.
Ce cloisonnement est la base de la confiance. Il garantit la confidentialité totale des informations de chacun.
Les bénéfices concrets pour l’entreprise et le salarié
C’est bien beau la technique et la sécurité, mais au final, qu’est-ce que tout le monde y gagne ? Regardons les avantages de chaque côté de la barrière.
Côté entreprise : productivité et conformité
Le premier gain est financier. L’utilisation de MyPeopleDoc entraîne une réduction des coûts d’impression, de stockage et d’envoi postal. C’est une économie directe.
Le second gain est la productivité des équipes RH. Moins de temps passé sur des tâches manuelles et répétitives, plus de temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation est la clé.
Enfin, la conformité est totale. Le suivi des documents et l’archivage légal protègent l’entreprise en cas de contrôle.
Côté salarié : autonomie et transparence
Le bénéfice principal pour le salarié est l’accès rapide et autonome à ses documents. Plus besoin de demander une copie de son contrat au service RH.
| Bénéfice | Pour l’entreprise | Pour le salarié |
|---|---|---|
| Productivité | Gain de temps pour les équipes RH | Moins d’attente pour les documents |
| Réduction des coûts | Moins de papier et de frais postaux | Réduction du stockage papier personnel |
| Conformité légale | Archivage à valeur probante | Validité des documents pour les démarches |
| Accès centralisé | Moins de demandes de duplicatas | Accès 24/7 à tous ses papiers |
| Sécurité des données | Traçabilité et piste d’audit | Confidentialité de l’espace personnel |
Activer son compte, un jeu d’enfant ?
La prise en main est conçue pour être simple. En général, le processus d’activation est très guidé. Tout commence par une invitation.
Le salarié reçoit un email de son entreprise. Ce mail contient un lien pour créer son compte personnel.
- Cliquer sur le lien d’activation reçu par email.
- Choisir un mot de passe personnel et sécurisé.
- Confirmer son adresse email personnelle (pour l’accès à vie).
- Le coffre-fort est prêt à être utilisé.
L’après-contrat : que deviennent vos documents ?
C’est souvent la grande angoisse au moment de partir : vais-je tout perdre ? Rassurez-vous, le compte MyPeopleDoc est conçu comme un espace personnel avant tout. Il n’est pas la propriété de votre boîte, ce qui signifie que vous gardez la main dessus, même après avoir rendu votre badge.
C’est d’ailleurs pour cette raison précise qu’on vous demande de lier le compte à une adresse email personnelle. C’est cette adresse, et non celle du boulot, qui garantit la continuité de votre accès sur le long terme.
Résultat ? Les documents déposés par l’ancien employeur restent accessibles indéfiniment. C’est une garantie en béton pour vos droits futurs, sans avoir à imprimer des tonnes de papier.
Documents pro vs documents perso : une séparation claire
Il faut bien saisir la double nature de cet espace de stockage. D’un côté, vous avez les archives de l’entreprise, de l’autre, ce que vous décidez d’y mettre. Cette distinction est fondamentale pour votre tranquillité d’esprit.
Soyons très clairs : l’ancien employeur n’a, bien sûr, aucun droit de regard sur les documents personnels que vous avez importés. C’est votre jardin secret.
- Documents professionnels : Bulletins de paie, contrats, attestations employeur. Ils sont gérés et déposés directement par l’entreprise.
- Documents personnels : Factures, pièces d’identité, diplômes, garanties. Ils sont importés et gérés uniquement par le salarié.
Les limites à connaître sur la portabilité
L’accès à vie est garanti par MyPeopleDoc, c’est un fait. Mais la réalité du marché est complexe : Digiposte ou Coffreo, vous allez cumuler les comptes. Vous aurez plusieurs coffres-forts à surveiller.
Malheureusement, il n’existe pas encore de système unifié capable de regrouper automatiquement tous les documents de ces différentes plateformes concurrentes. C’est une limite technique actuelle qu’il faut accepter.
La bonne nouvelle, c’est que le salarié peut toujours télécharger ses documents depuis MyPeopleDoc pour les importer manuellement ailleurs. La portabilité reste donc possible, même si elle demande un peu d’huile de coude.
En résumé, MyPeopleDoc est bien plus qu’un simple stockage : c’est votre allié pour une gestion administrative sans prise de tête. Entre sécurité maximale et accès à vie, tout le monde y trouve son compte.
MyPeopleDoc s’impose comme une solution structurante pour la gestion des documents professionnels sur le long terme, en combinant sécurité, conformité et accès durable.
